Hai nhà thầu cùng nhận một hồ sơ mời thầu, báo về hai con số chênh nhau đáng kể. Phản xạ thường thấy là chọn bên rẻ hơn.
Nhưng chênh lệch giữa hai báo giá hiếm khi đến từ việc một bên đắt hơn. Nó thường đến từ việc hai bên đang báo giá cho hai khối lượng công việc khác nhau và phần chênh sẽ quay lại dưới dạng phát sinh.
Dưới đây là năm chỗ chênh lệch thường ẩn, kèm câu hỏi cần đặt cho từng chỗ.
1. Chữ “trọn gói” không kèm danh mục thiết bị
Một dòng ghi “Hệ thống camera giám sát — trọn gói” không cho biết điều gì. Camera 2MP và 5MP, ống kính cố định và ống kính thay đổi tiêu cự, thiết bị của hãng có bảo hành chính hãng tại Việt Nam và thiết bị nhập không rõ nguồn, tất cả đều nằm gọn trong hai chữ “trọn gói”.
Câu hỏi cần đặt ra là: Cho tôi danh mục vật tư thiết bị kèm hãng, model cụ thể và số lượng cho từng dòng.
Nhà thầu làm nghiêm túc luôn có sẵn danh mục này. Việc từ chối cung cấp, hoặc chỉ đưa “hoặc tương đương” mà không nêu chuẩn so sánh, tự nó đã là thông tin.
2. Vật tư phụ và nhân công đấu nối
Thiết bị chính dễ so sánh nên hay được báo đúng. Phần chênh lệch nằm ở những thứ không ai nhìn: máng cáp, ống luồn, giá đỡ, đầu cốt, phụ kiện, vật tư chống cháy lan tại chỗ xuyên tường và nhân công đấu nối.
Với các gói ELV/MEP quy mô lớn, nhóm này chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị. Một báo giá bỏ qua nó sẽ luôn rẻ hơn trên giấy.
Câu hỏi cần đặt ra là: Vật tư phụ và nhân công đấu nối đã nằm trong đơn giá thiết bị hay là hạng mục riêng? Nếu riêng, cho tôi xem dòng đó.
Hình 1 — Hai báo giá đặt cạnh nhau trên cùng danh mục: chênh lệch đến từ phạm vi, không phải đơn giá.
3. Cấu hình phần mềm, bản quyền và đào tạo
Đây là chỗ đặc thù của hệ thống ELV và các hệ có phần mềm giám sát.
Thiết bị đã lắp không có nghĩa là hệ thống đã dùng được. Còn phải cấu hình vùng, phân quyền người dùng, đặt lịch ghi, thiết lập cảnh báo, tích hợp với hệ thống khác và đào tạo người vận hành.
Ngoài ra, nhiều phần mềm quản lý tính bản quyền theo số kênh hoặc số thiết bị. Mở rộng thêm mười camera có thể kéo theo chi phí bản quyền mà không ai nhắc tới ở giai đoạn báo giá.
Câu hỏi cần đặt ra là: Bản quyền phần mềm tính theo gì, đã bao gồm cho bao nhiêu kênh, và chi phí mở rộng về sau là bao nhiêu cho mỗi kênh?
4. Giả định về hiện trạng công trình
Báo giá nào cũng dựa trên một số giả định: tuyến cáp đã có sẵn, trần chưa đóng, mặt bằng bàn giao sạch, được thi công trong giờ hành chính.
Khi thực tế khác đi, phải thi công ban đêm để không dừng sản xuất, phải khoan xuyên kết cấu, phải đi lại tuyến vì vướng hệ thống cũ, chi phí thay đổi và bên chịu là chủ đầu tư nếu hợp đồng không nói rõ.
Câu hỏi cần đặt ra là: Báo giá này dựa trên những giả định nào về hiện trạng và điều kiện thi công? Ghi rõ vào hợp đồng giúp tôi.
Đây là câu hỏi tạo ra khác biệt lớn nhất giữa một hợp đồng êm đẹp và một hợp đồng đầy tranh cãi.
5. Phạm vi bảo hành thật sự
“Bảo hành 12 tháng” là câu nói được hiểu theo rất nhiều cách khác nhau.
Những điểm cần làm rõ: bảo hành tính từ ngày nghiệm thu hay ngày xuất hàng; có bao gồm nhân công và chi phí đi lại không hay chỉ đổi linh kiện; thời gian phản hồi khi báo lỗi là bao lâu; thiết bị hỏng được sửa tại chỗ, đổi mới, hay gửi về hãng và chờ; và trong thời gian chờ có thiết bị thay thế tạm không.
Câu hỏi cần đặt ra là: Nếu một đầu ghi hỏng vào thứ Sáu, quy trình xử lý cụ thể là gì và bao lâu hệ thống chạy lại?
Hình 2 — Năm chỗ chi phí hay bị giấu, kèm câu hỏi cần đặt cho từng chỗ.
Cách so sánh hai báo giá cho công bằng
Bước 1 — Quy về cùng một danh mục. Lập bảng liệt kê mọi hạng mục xuất hiện ở bất kỳ báo giá nào. Hạng mục nào một bên có mà bên kia không, đánh dấu lại.
Bước 2 — Hỏi bên thiếu. Với mỗi ô trống, hỏi thẳng: hạng mục này đã nằm trong đơn giá khác, hay chưa được tính? Câu trả lời thường giải thích gần hết phần chênh lệch.
Bước 3 — Cộng lại và so sánh trên cùng phạm vi. Đến bước này, con số mới có ý nghĩa.
Quá trình này mất một hai ngày làm việc. So với giá trị gói thầu, đó là tỷ suất sinh lợi rất cao cho thời gian bỏ ra.
Dấu hiệu của một báo giá đáng tin
– Có danh mục vật tư chi tiết kèm hãng và model, không chỉ mô tả chung.
– Tách rõ thiết bị – vật tư phụ – nhân công – phần mềm – đào tạo.
– Nêu giả định về hiện trạng và điều kiện thi công.
– Mô tả phạm vi bảo hành bằng quy trình cụ thể, không bằng số tháng.
– Liệt kê hồ sơ bàn giao sẽ cung cấp khi nghiệm thu.
Một báo giá có đủ năm điểm trên thường cao hơn báo giá sơ sài. Nhưng đó là con số gần với chi phí thật hơn — và đó mới là thứ cần so sánh.
Cần một ý kiến độc lập khi soát xét hồ sơ thầu ELV/MEP vui lòng liên hệ Chí Thanh E&C — 0971 098 909.
